Zahŕňa Vaša práca v kancelárii či doma komunikáciu prostredníctvom e-mailov? Úprimne, dnes už väčšina z nás komunikuje týmto spôsobom, bez ohľadu na to, kde a čo robíme. Je preto nevyhnutné, aby mala naša e-mailová komunikácia patričnú úroveň. Ako to dosiahnuť? Ponúkame Vám 7 efektívnych tipov, ako na to.
- Je e-mail vhodná forma komunikácie?
Nie vždy, to si povedzme hneď na úvod. Hoci sa k nemu v súčasnosti tak často utiekame, nie je vhodný za každých okolností. Je preto veľmi dôležité vedieť odhadnúť, kedy je e-mail vhodná forma komunikácie a kedy by sa skôr hodilo si zavolať, prípadne to riešiť osobne. Na druhej strane, ak sú Vaše kancelárie Bratislava na opačnej strane republiky, ako ten, s kým sa chcete spojiť, zrejme to ani inak, ako e-mailom nepôjde. Minimálne na nadviazanie prvého, úvodného kontaktu je e-mail rozhodne dobrým spôsobom komunikácie.
- Pozná Vás príjemca?
V prípade, že je e-mail vôbec prvým kontaktom s danou osobou, nepredpokladajte, že Vás príjemca určite pozná. Predstavte preto seba či inštitúciu, v mene ktorej ho kontaktujete a vysvetlite, prečo mu píšete. Je vhodné použiť pracovný e-mail, svoj súkromný e-mailový účet uveďte len v naozaj nevyhnutnom prípade.
- Je príjemca oboznámený so všetkými detailami?
Možno nie, a preto je nanajvýš vhodné, aby ste ho „uviedli do obrazu“. Venujte čas tomu, aby ste druhej strane poskytli čo najviac relevantných informácií hneď v prvom e-maile, vyhnete sa tak množstvu dopĺňujúcich otázok a odpovedí, ktoré Vám zbytočne ukroja z Vášho času.
- Kompletné kontaktné údaje
Vašu profesionalitu zdôrazníte tým, že nikdy nezabudnete uviesť svoje celé meno aj všetky ostatné kontaktné údaje, ktoré príjemcovi pomôžu v prípade, že by sa s Vami chcel znovu skontaktovať. Obsah niektorých e-mailov môže dokonca zahŕňať požiadavku, aby Vás osoba kontaktovala telefonicky alebo iným spôsobom, a teda je skutočne nevyhnutné poskytnúť tieto informácie.
- Žiadne neštandardné typy písma ani výrazné farby
Nech je Váš mail čiernobiely a jednoduchý. Rôzne farby a pozadia čítanie aj dojem iba komplikujú, preto buďte čo možno najviac seriózni. Fonty, ktoré nie sú štandardné, pôsobia rušivo, ťažko sa čítajú a keď na ne natrafíme, zvyčajne ich odignorujeme. A to predsa nechcete, však?
- Odkaz “mimo kancelárie” a jeho správne použitie
Toto môže byť v e-mailovej komunikácii veľmi podstatný detail, najmä, ak plánujete ostať dlhšiu dobu mimo kancelárie. Namiesto toho, aby ste iba oznámili, že budete „off“, ponúknite náhradné kontaktné údaje, odkážte trebárs na spoľahlivého kolegu, alebo môžete v neštandardných prípadoch poskytnúť aj svoje súkromné číslo. Odkaz „mimo kancelárie“ však používajte rozumne, nech sa ľudia nezľaknú a neprestanú Vás kontaktovať úplne.
- Píšte len to, čo by ste povedali aj osobne
E-mail je neosobná forma komunikácie, a tak je niekedy ľahšie skĺznuť do roviny, akú by sme osobne nikdy nepripustili. Nebuďte preto agresívni, ani neprofesionálni a vždy píšte iba to, čo by ste sa odvážili povedať aj zoči-voči.
To, že si s danou osobou „iba píšeme“ predsa ešte neznamená, že môžeme byť prehnane drzí a dovoliť si viac, než je slušné.
zdroj: www.kancelarie.sk
Autorské právo: gstockstudio / 123RF Reklamní fotografie
